Rancangan Sistem Informasi E –Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar (Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang)

Abstrak

Kemajuan teknologi informasi yang berbasis komputerisasi mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengarsipan dokumen seperti surat masuk dan surat keluar, pengolahan data, serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks ataupun dalam penunjang keputusan. Pengarsipan merupakan cara penyimpanan atau pengaturan arsip secara logis dan sistematis dengan menyesuaikan abjad, nomor/numerik, huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang. Proses pendataan dalam kegiatan pegarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang masih bersifat semi komputerisasi yaitu menggunakan buku agenda dan menggunakan Microsoft Excel. Dalam melakukan pegarsipan masih sering terjadi masalah yaitu penomoran pada surat masuk dan surat keluar sering terjadi kesalahan seperti redudansi dalam penomoran yang terkadang tidak berurutan dan tertumpuk, serta dalam pencarian berkas membutuhkan waktu yang lama dan belum adanya ruang penyimanan yang aman, maka sering terjadi berkas hilang. Metode penelitian yang dilakukan dengan cara observasi, Study pustaka, Analisa (PIECES), Impelemtasi dan menganalisa prosedur pada sistem berjalan yang berkaitan dengan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Dari pengembangan sistem yang telah dilakukan dapat membantu staff dalam proses pengarsipan, serta dalam pencarian berkas yang dibutuhkan bisa didapat dengan cepat, tepat dan akurat dan ruang penyimpanannyapun terjamin aman karena hanya staff saja yang dapat mengakses aplikasi tersebut.

Kata Kunci: Teknologi, sistem informasi, elektronik arsip, pengarsipan, surat masuk, surat keluar.